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Landratsamt in Senftenberg
Senftenberger See - Luftaufnahme
 

Auf dem Weg zur papierlosen Rechnungsstellung im Landkreis Oberspreewald-Lausitz



Zum 1. April 2020 ist die E-Rechnungsverordnung des Landes Brandenburg in Kraft getreten. Auftraggebende sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicherzustellen, sofern für die Erfüllung von Aufträgen im Oberschwellenbereich die Vergabekammer des Landes Brandenburg zuständig ist.

 

Ein reines PDF-Dokument, das in einer E-Mail verschickt wird, gilt längst nicht als elektronische Rechnung. Stattdessen müssen hinter dem Dokument strukturierte Daten liegen, die eine automatisierte Verarbeitung zulassen.

 

Da der Landkreis Oberspreewald-Lausitz in den nächsten Monaten und Jahren die Umstellung auf die papierlose Rechnungsstellung anstrebt, bitten wir alle derzeitigen beziehungsweise zukünftigen Geschäftspartner, nachstehende Informationen zur Umstellung auf die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen (s. Schreiben zum Download weiter unten auf dieser Seite) zu beachten.

 

 

Hinweise zur Umstellung auf die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen

 

Im Zuge der Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bitten wir Sie ab dem 1. April 2020 um die Einhaltung der nachfolgenden Anforderungen bei der Übermittlung von Eingangsrechnungen:

 

1. Digitaler Rechnungsversand per E-Mail

 

 

  • Die E-Mail-Adresse ist ausschließlich für den Rechnungsempfang reserviert. Andere E-Mails (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, allgemeiner Schriftverkehr, …) senden Sie, wie bisher, bitte direkt an Ihre Ansprechpartner im Hause.

 

  • Bitte versenden Sie keine Duplikate bzw. Kopien der per E-Mail versandten Rechnung auf dem Postweg. Eine zusätzliche Papierrechnung zur elektronischen Verarbeitung darf nicht ausgestellt werden.

 

  • Verwenden Sie bitte ausschließlich das Format PDF, XRechnung oder ZUGFeRD. Die Leitweg-ID des Landkreises lautet: 12-12992262161447-64. Informationen zu den Formaten können Sie den folgenden Seiten entnehmen:

 

XRechnung: https://www.xoev.de/xrechnung-16828

ZUGFeRD: http://www.ferd-net.de

 

  • Bitte verzichten Sie auf weitere Informationen in der E-Mail. Zukünftig soll die E-Mail nach dem Erhalt automatisiert weiterverarbeitet werden.
  • Jede (auch mehrseitige) Rechnung muss in einer PDF-Datei abgebildet werden. Mehrere PDF-Rechnungen können in einer E-Mail an den Landkreis versandt werden.

 

  • PDF-Dateien mit Passwort-Schutz können nicht verarbeitet werden.

 

  • Ergänzen Sie die Rechnungsanschrift mit der Verwaltungseinheit (Amt, Abteilung, ggf. Ansprechpartner), damit die Rechnung direkt der richtigen Stelle zugeordnet werden kann.

 

  • Sofern Ihnen bei der Auftragsvergabe weitere Informationen mitgeteilt wurden (z.B. Aktenzeichen, Vergabenummer, …) geben Sie diese bitte in der Rechnung an.

 

Nochmals der Hinweis, eine zusätzliche Papierrechnung zum digitalen Rechnungsversand darf nicht ausgestellt werden.

 

2. Hinweise zum Rechnungsversand per Post

 

  • Wenn Ihre Lieferung und Leistung nicht der Annahme- und Verarbeitungspflicht aus einer öffentlichen Ausschreibung unterliegen oder Ihnen der digitale Rechnungsversand nicht möglich ist, senden Sie Ihre Rechnungen bitte ausschließlich an folgende Postanschrift:

 

Landkreis Oberspreewald-Lausitz

Zentraler Rechnungseingang

Bezeichnung der Verwaltungseinheit

Dubinaweg 1

01968 Senftenberg

 

  • Verzichten Sie auf Rechnungsduplikate und Kopien; eine Originalrechnung reicht aus.

 

  • Fügen Sie Rechnungen bitte nicht der Lieferung bei. Versenden Sie diese separat an die angegebene Postanschrift.

 

  • Bei mehrseitigen Rechnungen klammern oder kleben Sie diese bitte nicht. Die Rechnungen werden in der zentralen Stelle zur digitalen Weiterverarbeitung gescannt.

 

Bei Fragen zur elektronischen Rechnungsübermittlung bzw. zu weiteren Details bezüglich der Umstellung steht Ihnen von der Finanzverwaltung des Landkreises Oberspreewald-Lausitz folgende Ansprechpartnerin zur Verfügung:

 

Stefanie Goin 

Telefon 03573 870-2224 

Stefanie-Goin@osl-online.de